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契約書を読むのが面倒
契約書は大事だけど、読むのがとにかく面倒
契約書や利用規約、申込書、覚書などの書類は、仕事でも日常生活でも意外とよく出てきます。
たとえば、業務委託契約書、賃貸契約書、サービス利用契約、外注先との取り決め、秘密保持契約などです。
ウチでも契約時にはこういった書類を作ったりするのですが、いかんせん読むのが面倒。
なんとかならないかなとは常に思っていました。
文字が細かい。
文章がかたい。
似たような表現が何度も出てくる。
しかも、どこが重要なのかが一目ではわかりにくい。
そのため、つい「だいたい大丈夫だろう」と思って、流し読みしてしまうことがあります。
でも契約書には、あとから大きく影響する内容が書かれていることがあります。
契約期間はいつまでか。
途中で解約できるのか。
支払いはいつ発生するのか。
違約金はあるのか。
禁止されている行為は何か。
こうした点を見落とすと、あとで困る可能性があります。
そこで役立つのが、GoogleのAIノートツールである「NotebookLM」です。
スマホアプリ、PCアプリといろいろあるので、ダウンロードして使ってみてください。
このアプリは何をするのかと言うと、GoogleのAIがアップロードされた書類のみについて質問に答えてくれると言うものです。
通常のchatGPTとかGemmniなんかだと、一般的な知識で答えますよね。
そのAIが学習したその知識を加味して答えるんですが、このnotebookLMはアップロードされた書類のみについて答えるので、余計な事は 回答しないように設計されています
ただし、注意点があって、アップロードした書類は、Googleのサーバーにアップされるので、社内の超機密情報などはアップしないほうがよろしいかと思います。
まぁ多少見られても問題ない。そんな書類ならいくらでもアップロードして使ってみたらと思います。
超重要な社内機密情報なんかは、こういった汎用されたアプリを使わずに、独自のAI対応のRAGシステムなんかを作って、社内専門でいろいろ使ったほうがよろしいかと思います。
さて、そんなNotebookLMを使うと、契約書の内容を読み込ませて、それについて、いろいろ質問することができます。
つまり、契約書を最初から最後まで自力で読む前に、気になるポイントをAIに質問しながら確認できるのです。
NotebookLMを使えば、契約書の内容を質問できる
NotebookLMは、読み込ませた資料をもとに、内容を整理したり、質問に答えたりしてくれるツールです。
通常のAIチャットと違う点は、こちらがアップロードした資料を中心に回答してくれるところです。
たとえば、契約書を読み込ませたあとに、次のような質問ができます。
「この契約の期間はいつまでですか？」
「途中解約はできますか？」
「支払い条件をわかりやすく説明してください」
「こちら側が注意すべき条文はありますか？」
「違約金に関する記載はありますか？」
このように、契約書の中から知りたいことを質問できるのが大きなメリットです。
契約書を読むときに大変なのは、文章量そのものだけではありません。
本当に大変なのは、
「結局、何が重要なのか」
「自分はどこを見ればいいのか」
「この表現はどういう意味なのか」
という部分です。
NotebookLMを使うと、この部分を会話形式で確認できます。
たとえば、自分で契約書を読んでいて「解約」という言葉が出てきたとします。
そのときに、
「解約について書かれている部分をまとめてください」
と質問すれば、関連する内容を整理してくれます。
さらに、「この契約では、どんな場合に解約できますか？」
と聞けば、より具体的に確認できます。
つまり、契約書を読む作業が、読むだけの作業から、質問しながら理解する作業に変わるのです。
これはかなり大きな違いです。
簡単な契約書を用意してNotebookLMに読み込ませる
今回は、ブログ記事用の例として、簡単な契約書を用意します。
たとえば、次のような業務委託契約書を想定します。
内容はシンプルで、ある人が、ブログ記事の作成を外部ライターに依頼する契約です。
主な内容は次のようなものです。
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契約期間は、2026年6月1日から2026年8月31日まで。
業務内容は、ブログ記事の作成。
報酬は1記事あたり5,000円。
納品後、依頼者が内容を確認し、問題がなければ翌月末に支払う。
契約を途中で解約する場合は、原則として14日前までに相手へ通知する。
納品物の著作権は、報酬の支払い完了後に依頼者へ移る。
秘密情報を第三者に漏らしてはいけない。
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このような簡単な契約書でも、読む側からすると確認するポイントはいくつもあります。
特に重要なのは、契約期間、報酬、支払い時期、解約条件、著作権、秘密保持などです。
これらをすべて自分で探すのは、少し面倒です。
そこで、この契約書をNotebookLMに読み込ませます。
使い方としては、まずNotebookLMで新しいノートブックを作成します。
次に、契約書のテキストやPDFを資料として追加します。
読み込みが完了したら、あとはその契約書について質問できます。
ここで大事なのは、いきなり難しい質問をする必要はないということです。
最初はシンプルに、
「この契約書の内容をわかりやすく要約してください」と聞くだけでも十分です。
すると、契約書全体の概要をつかみやすくなります。
そのあとで、気になる点を一つずつ質問していきます。
「契約期間は？」「解約条件は？」と質問してみる
契約書をNotebookLMに読み込ませたら、実際に質問してみます。
まずは、基本的な質問です。
「この契約の期間はいつからいつまでですか？」
この質問により、契約期間をすぐに確認できます。
契約書の中では、契約期間が第何条かに書かれていることが多いですが、自分で探すと少し手間です。
NotebookLMに聞けば、該当する内容をもとに答えてくれます。
次に、解約条件を聞いてみます。
「この契約は途中で解約できますか？」
すると、契約書の中にある解約に関する条文をもとに、途中解約の条件を確認できます。
たとえば、
「14日前までに通知すれば解約できる」
という内容が書かれていれば、その点を説明してくれます。
さらに、支払い条件についても質問できます。
「報酬はいつ支払われますか？」
「支払いが発生する条件は何ですか？」
こう聞くことで、報酬の発生タイミングや支払い時期を確認できます。
特に業務委託契約では、ここはとても重要です。
納品した時点で報酬が発生するのか。
検収が終わってからなのか。
翌月末払いなのか。
こうした違いは、実務ではかなり大きいです。
また、著作権についても確認できます。
「納品した記事の著作権は誰のものになりますか？」
この質問によって、作成した文章の権利がどちらに帰属するのかを確認できます。
たとえば、
「報酬の支払い完了後に依頼者へ移転する」
という内容であれば、支払い前と支払い後で扱いが変わる可能性があります。
このように、NotebookLMを使うと、契約書の気になる部分をピンポイントで確認できます。
ただ読むだけでは見落としそうな部分も、質問することで気づきやすくなります。
さらに便利なのは、質問を深掘りできるところです。
たとえば、
「この契約書で受託者が注意すべき点を3つ挙げてください」
と聞けば、自分が気をつけるべきポイントを整理できます。
逆に、
「依頼者側にとって重要な点を教えてください」
と聞けば、相手側の視点でも確認できます。
契約書は、どちらの立場で読むかによって重要なポイントが変わります。
NotebookLMを使えば、その視点の切り替えもしやすくなります。
まとめ：NotebookLMで契約書確認のハードルを下げる
契約書は大事です。
しかし、読むのは面倒です。
文章が難しく、どこを確認すればいいのかわかりにくいことも多いです。
そんなときにNotebookLMを使うと、契約書の内容を質問しながら確認できます。
契約期間、支払い条件、解約条件、著作権、秘密保持など、重要なポイントを一つずつ聞いていけるのが便利です。
特に、契約書に慣れていない人にとっては、最初の理解を助けてくれるツールになります。
もちろん、NotebookLMの回答が常に完全に正しいとは限りません。
重要な契約や金額の大きい契約では、弁護士や専門家に確認することも大切です。
ただし、専門家に相談する前の準備として、
「どこがわからないのか」
「どこが不安なのか」
「何を質問すべきなのか」
を整理するには、とても役立ちます。
契約書をいきなり全部読もうとすると、どうしても気が重くなります。
でも、NotebookLMに読み込ませて質問する形にすれば、確認作業のハードルはかなり下がります。
これからは、契約書を読むときに、
「まずAIに聞いて、全体像をつかむ」
という使い方が広がっていくでしょう。
追記 : 社内の資料も読み込ませることができる
NotebookLMが便利なのは、契約書だけではありません。
社内で使っている重要な資料を読み込ませて、内容を確認する使い方もできます。
たとえば、社内マニュアル、業務手順書、研修資料、会議資料、商品説明資料、顧客対応マニュアルなどです。
こうした資料は、必要なときに限って「どこに書いてあったかな」と探すのが大変です。
フォルダの中にPDFやWordファイルがたくさんあり、ファイル名を見ても中身がすぐにわからないこともあります。
そんなとき、NotebookLMに資料を読み込ませておけば、資料の内容について質問できます。
※冒頭にも書きましたが、超重要機密書類なんかはアップしない方がよろしいです。そういった超機密書類は社内専用サーバでRAGシステムとかで利用しましょう。
さて話は戻って、
NotebookLMには、たとえば、
「この資料の重要ポイントをまとめてください」
「新人が最初に覚えるべき内容は何ですか？」
「顧客対応で注意すべき点を教えてください」
「このマニュアルの手順を簡単に説明してください」
といった聞き方ができます。
これにより、資料を最初から最後まで読み直さなくても、必要な情報にたどり着きやすくなります。
特に社内資料は、一度作ったあとに何度も参照されることが多いです。
しかし、ページ数が多かったり、専門用語が多かったりすると、読むだけで時間がかかります。
NotebookLMを使えば、資料を「読むもの」から「質問できるもの」に変えられます。
これはかなり大きな変化です。
また、複数の資料を読み込ませておけば、関連する内容をまとめて確認することもできます。
たとえば、営業マニュアルと商品説明資料を読み込ませて、
「この商品の説明で営業担当が特に注意すべき点は？」
と質問すれば、資料を横断して内容を整理しやすくなります。
NotebookLMは、資料を読む負担を減らし、必要な情報を見つけやすくする強力な補助ツールです。
契約書だけでなく、社内資料の確認や業務理解にも活用できれば、日々の作業効率を大きく上げることができるでしょう。
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